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Comment ranger vos papiers administratifs et votre bureau efficacement ?

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Même si l’heure est actuellement à la dématérialisation, nous recevons encore énormément de papiers. Alors, comment vous organiser pour ranger tout cela de façon optimale ? Voici les conseils de nos femmes de ménage expertes !

5 astuces pour trier et classer tous ses papiers

Factures, courriers en tous genres, documents administratifs, … Voilà un rapide tour d’horizon de ce qui arrive chaque jour dans nos boîtes aux lettres. Nous devons régulièrement les classer, trier ou conserver. Vous voulez savoir comment s’y prendre pour gérer tous vos papiers ? Suivez nos 5 astuces.

1. Renseignez-vous sur les délais de conservation des documents

Avant même de vous lancer dans le rangement de vos papiers et de votre administratif, il est nécessaire de faire du tri. Pour cela, il est indispensable de savoir quels sont les documents les plus importants à conserver. De même, vous devrez connaître la durée pendant laquelle il vous faudra les stocker.

Pour vous aider, sachez que le site du gouvernement répertorie tous les types de papiers à conserver, tout en indiquant leur durée de conservation. Il vous suffit de vous rendre sur la page suivante : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F19134.

Après cette information, vous pourrez commencer sereinement votre rangement des papiers administratifs en les séparant en deux piles : « à garder » et « à jeter ».

2. Ne conservez que le minimum 

Même en faisant un tri important dans vos papiers de bureau, vous constaterez probablement qu’il reste encore une quantité impressionnante de documents administratifs à stocker.

Pour gagner de la place, nous vous conseillons de ne garder que le minimum et non tous les courriers dans leur intégralité. La plupart du temps, les attestations sont accompagnées d’un courrier de présentation, au même titre que les échéanciers, les factures d’énergie ou certains impôts. Ces documents sont totalement inutiles. Ne conservez donc que l’attestation ou le document central et débarrassez-vous sans attendre du courrier joint et de son enveloppe.

De même, lorsque cela vous est proposé, optez pour les factures dématérialisées, directement accessibles sur vos espaces clients. Vous pouvez également les recevoir par e-mail, et les stocker ensuite dans un dossier informatique. L’idée est d’alléger au maximum vos armoires pour optimiser vos espaces de rangement.

3. Munissez-vous d’outils de rangement, spécifiquement étudiés pour le classement des papiers

Même en suivant les précédents conseils, et avec toute la bonne volonté du monde, il est impossible de se passer totalement de papiers administratifs. Pour ne pas vous sentir submergé sous cet excès de paperasse, il vous faudra donc être organisé et minutieux. Rassurez-vous, il existe pour cela tout un tas d’outils de rangement :

Un dernier conseil de classement : Pour ne pas vous sentir submergé, ayez le réflexe d’archiver certains documents en fin d’année. Et même en cours d’année, notamment pour les papiers administratifs que vous n’utilisez que très rarement.

4. Dématérialisez autant que possible

Sachez aussi qu’il est fortement recommandé de scanner ses documents les plus importants pour éviter qu’ils ne disparaissent. Imaginez par exemple qu’un incendie se déclare dans votre logement, vos papiers seront réduits en cendres. En étant stockés informatiquement, vos papiers les plus importants seront toujours récupérables et à l’abri.

Une fois scannés, il est nécessaire de sécuriser les papiers en question. Pour cela, il existe des coffres-forts numériques. Pour faire simple, toutes vos données sont stockées sur un serveur (Cloud). Elles y sont cryptées et il est nécessaire de posséder vos identifiants pour y avoir accès.

Notez cependant que les coffres-forts numériques dignes de ce nom sont payants. Comme certains papiers doivent être stockés à vie, mieux vaut trouver un site abordable. Généralement, quelques euros par mois suffisent à accéder à ces gros disques durs extérieurs. Hubic, Dropbox ou encore Digiposte sont autant de dispositifs qui vous permet de ranger vos documents informatiquement et en toute sécurité.

5. Ne vous laissez pas déborder par les nouveaux papiers reçus

Enfin, une fois votre tri effectué, l’idée est de ne pas vous laisser de nouveau déborder par les papiers que vous recevez quotidiennement. Pour cela, nous vous invitons à disposer quelques bannettes sur votre bureau.

Dans l’une d’elles, la plus accessible et la plus en vue, rangez les papiers administratifs qui nécessitent un traitement ou une réponse de votre part. Par exemple, il peut s’agir d’une facture à payer ou d’un courrier de résiliation à rédiger.

Dans la seconde banette, rangez provisoirement les documents que vous devez stocker dans vos archives.

N’attendez pas pour trier votre courrier et faites-le dès réception. Jetez immédiatement leur enveloppe ainsi que les publicités ou les prospectus inutiles. En triant votre courrier dès réception, cela ne vous prendra que quelques minutes. En revanche, si vous laissez la paperasse s’accumuler pendant plusieurs semaines, la tâche peut vite devenir plus ardue.

Si cet article vous a donné envie d’étendre votre rangement au reste de votre logement, consultez nos autres astuces de tri

Chez Ménage à Trois, nos expertes en nettoyage sont des professionnelles du rangement et du tri. Nos femmes de ménage se tiennent disponibles pour vous aider à ranger et à faire le tri dans vos affaires pour rendre votre domicile plus agréable à vivre. Simulez gratuitement sur notre site le coût horaire de votre future femme de ménage ou contactez-nous au 01 43 98 01 01.

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